Unbearbeitetes oder angewandtes aber nicht verstandene Anpassungen sind nicht zielführend.

Der Mail-Schreiber formulierte aber klare Fragen wie: genaue Woche, genaue Preisangabe, genauer Inhalt des Angebotes usw.

Solche "Nullinformationen" als Briefe (automatische Antwort verursachte zumindest Porto- und Druckkosten) gaukeln grosse Belastung und individuelle Bearbeitung vor, aber verärgern eher einen Empfänger. Denn er ahnt schon jetzt das Ergebnis; besonders, wenn er den selben Wortlaut kürzlich auf eine andere Eingabe schon einmal las. Das Unternehmen beabsichtigte gewiss mit dieser automatischen Antwort ursprünglich ehrenhaftes.

Oder:

Auch dieser Standartbrief will eigentlich Empfehlungsschreiben sein und täuscht doch nur Verschiedenes vor:

Der Empfänger ahnt schon das Ergebnis; denn er liest im erhaltenen Brief den selben Wortlaut zweimal, der auf seine Anfrage als Abschluss an jede Antwort jeweils unverändert bleibt. Der Empfänger vermutet auch, dass der Brief wegen den Unterschriften eine Kopie sein muss, denn es findet sich keine Tinten- oder Kugelschreiber-Farbe. Die erhaltene Antwort wurde vermutlich von einem Praktikanten vorbereitet, kopiert und das Doppel sorgfältig mit der normalen Geschäftspost nach Schalterschluss verschickt, denn er sieht auf dem Briefumschlag eine übliche, d.h.aufgedruckte Frankatur.

Aber der Absender will mit so einem Brief beim potenziellen Kunden eigentlich Anderes erreicht:
Es sollte so die versprochene sorgfältige und individuelle Beratungsleistung bei ihm untermauert werden. Und es sollte auch zukünftig das Vertrauen des Altkunden in seine Bank/Versicherung gestärkt und erhalten werden.
Der Empfänger eines solchen Beweises verliert aber eher sein Vertrauen auf eine kompetente, individuelle und verantwortungsvolle Beratung sowie eine sorgfältige Abwicklung seiner Bedürfnisse für die Zukunft, da sie vermutlich auch schematisch verlaufen wird.

* Offerte
* Auftragsbestätigung
* Terminvereinbarung
* Zahlungserinnerung usw.

Aber nicht alles kann im Geschäft oder in einer Behörde als eine, vor langer Zeit einmal vorgefertigte Vorlage so vorbereitet sein, dass man damit auch heute noch zielführend kommuniziert. Standardisiertes sollte regelmässig aktualisiert und ggf. individualisiert sein, damit ein heutiger Leser vom Textabsender nicht abgestossen wird.


Zahlreiche Ihrer geschäftlichen Unterlagen lassen sich von mir als Kommunikationsexperten überarbeiten. Bei Ihren Kunden machen Sie damit dann wieder jahrelang einen guten Eindruck.

Vor dem “Gut zum Druck”, womit der Druckprozess ausgelöst wird, sollten geschäftliche Texte im Korrektorat/im Lektorat in kommunikativer Hinsicht überprüft sein, damit Sie sofort einen guten Eindruck hinterlassen; solche Texte wären etwa:

* Geschätfscouvert
* Geschätfsbriefkopf
* Geschätfsinserat
* Visitenkarten
* Prospekte
* Stellen-/Angebotsinserate
* Firmenschilder ...


Zahlreiche Ihrer geschäftlichen Unterlagen lassen sich von mir als Kommunikationsexperten überarbeiten. Bei Ihren Kunden machen Sie damit dann wieder jahrelang einen guten Eindruck.

Sie sind Handwerker, Grafiker, Dienstleister usw. Sie wünschen eine vorgefertigte, standardisierte Vorlage für Situationen und häufig gestellte Fragen. Damit ersparen Sie sich Routinearbeit bei den zu gebenden Antworten, denn Sie müssten dann nur noch individuell für einen aktuellen Fall (mit Adresse und Detailangaben) anpassen.

Aber Vorsicht: Zwar sind zahlreiche Ihrer Unterlagen mit neutralen Formulierungen und Auslassungen so zu bearbeiten, dass sie nur "auszufüllen" sind. Doch nicht alles ist standardisierbar, zeitlos, lässt sich von einem Praktikanten stellvertretend ausfüllen oder gar einem Kunden unbesehen übergeben. Zu einem erwünschten Textverständnis für Ihr 'Muster' darf Ihre Zieladressat nicht völlig mit "unpassenden Formeln" ignoriert werden, damit er das erhaltene und zuvor angepasste Muster nicht als Abwimmeln durch "unpassende Wort-stanzen" auffasst. Auch nonverbale Begleitumstände können unvorteilhaft wirken.